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DU DÉPÔT DU PROJET À LA SIGNATURE DU CONTRAT
1. SOUMISSION DU PROJET a) Formulaire d'étude préliminaire (facultatif) Cette étape préliminaire n'est pas obligatoire mais permet d'analyser rapidement l'admissibilité du projet et du demandeur. Le demandeur peut acheminer en tout temps le formulaire d'étude préliminaire (format Word) au secrétariat du CDAQ par courriel en format électronique. Un avis est transmis au demandeur pour l'informer de l'admissibilité. Si le projet est jugé admissible, le demandeur obtiendra un délai pour fournir un formulaire d'étude détaillée (entre 3 à 4 semaines). b) Formulaire d'étude détaillée (obligatoire) Le demandeur peut choisir de déposer directement un formulaire d’étude détaillée, incluant les documents complémentaires. Pour être complet, le dossier doit inclure : - Formulaire d'étude détaillée (format Word) - Plan de financement et de conciliation des dépenses (format Excel) - Lettres d'appui confirmant la participation des partenaires Les documents peuvent être acheminés en tout temps au secrétariat du CDAQ par la poste et par courriel en version électronique. Un processus similaire à celui de l’option précédente permet de convenir de l’admissibilité du demandeur et de son projet. Un avis est transmis au demandeur uniquement si le projet ou le demandeur ne rencontre par les critères d'admissibilité. Au besoin, un chargé de programme entrera en contact avec le demandeur préalablement à l'étape d’évaluation du projet. 2. ÉVALUATION DU PROJET Le comité d'évaluation procède à l'évaluation des projets admissibles selon huit critères bien précis. Ces critères ainsi que les dates des comités sont disponibles sur le site Internet. Les demandeurs sont avisés de l’acceptation ou du refus de leur projet. Si le projet est accepté par le comité d'évaluation, le CDAQ transmettra au demandeur une lettre d'offre de financement. Les projets dont la demande de financement excède 100 000 $ sont systématiquement soumis au conseil d'administration. Si le projet est n'est pas accepté par le comité d'évaluation, il est systématiquement soumis au conseil d’administration qui prend la décision. Si le projet n'est pas accepté par le conseil d'administration, les raisons du refus sont motivées dans un avis transmis au demandeur qui peut aller en appel. Processus d'appel Le demandeur peut faire parvenir une lettre faisant état de nouvelles informations sur son projet au secrétariat du CDAQ que la direction générale transmettra au conseil d’administration. 3. OFFRE DE FINANCEMENT Lorsque le projet est accepté, le CDAQ transmet au demandeur une offre de financement pouvant être associée à des conditions spécifiques. Si le demandeur accepte cette offre, il doit transmettre une copie signée dans les délais requis et, s’il y a lieu, indiquer comment il entend remplir les conditions de financement. 4. ENTENTE DE CONTRIBUTION FINANCIÈRE Lorsque l’ensemble des conditions de l’offre sont remplies et que tous les documents requis ont été transmis au CDAQ, une entente de contribution financière est préparée et acheminée au demandeur qui devra signer les deux exemplaires dans les 30 jours suivant son envoi et les retourner au CDAQ. Le Conseil renverra au requérant un original signé par son représentant autorisé ainsi que le premier versement tel que décrit dans l’entente. RÉALISATION ET FIN DU PROJET
5. RAPPORTS ET RÉCLAMATION Selon le calendrier prévu dans l’entente, un rapport de l’état d’avancement du projet doit être produit périodiquement; il s’agit d’un rapport d’étape ou final selon la durée et la progression du projet. Un plan de conciliation des dépenses traitant des déboursements et des sommes réclamées dûment signé par la personne autorisée doit également accompagner le rapport. Pour être complet, le dossier doit inclure : - Rapport d'étape ou Rapport final (format Word) - Plan de financement et de conciliation des dépenses (format Excel) - Pièces justificatives Ces documents doivent être transmis au secrétariat du CDAQ par la poste et par courriel en format électronique (Word et Excel). Les factures et les preuves de paiements peuvent être uniquement transmises par la poste. Lorsque les biens livrables et les pièces justificatives en appui à la réclamation sont jugés conformes, le versement prévu à l’entente est effectué. NORMES DE SERVICE
Afin d'assurer un service de qualité, le CDAQ s'est doté des normes suivantes : - 70 jours ouvrables pour rendre une décision pour un dossier de demande complet;
- 60 jours ouvrables pour conclure l'entente de contribution après l'acceptation de l'offre;
- 20 jours ouvrables pour émettre un chèque après acceptation du rapport complet.
Le CDAQ vise l'atteinte de ces normes dans au moins 80 % des cas. ........................................................................................................ Des modifications peuvent être apportées à ce programme sans préavis. Au Québec, la part de ce programme destinée au secteur de la production agricole est gérée par le Conseil pour le développement de l'agriculture du Québec 
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